What to Prepare Before a First Consultation

Una primera reunión con un abogado laboral suele generar más dudas de las que resuelve si se llega sin orden. Para una fundación o asociación sin ánimo de lucro, el punto de partida no es contar toda la historia, sino llevar los documentos que permitan revisar la situación real de la entidad frente a sus trabajadores.

En esta guía se explica qué conviene reunir antes de la cita, por qué esos papeles importan y qué preguntas conviene tener escritas. El objetivo es que la consulta se aproveche para tomar decisiones, no para describir el problema dos veces.

Documentos de la entidad

El abogado necesita entender la naturaleza jurídica de la organización. No es lo mismo una fundación con patrimonio propio que una corporación que opera con convenios. Por eso, antes de la reunión conviene tener a mano:

• Certificado de existencia y representación legal con fecha reciente.
• Estatutos vigentes y reformas registradas.
• Actas de nombramiento del representante legal y del revisor fiscal, si aplica.
• Registro único tributario y documento de constitución.

Con estos elementos se puede verificar si la entidad está habilitada para contratar, quién firma los contratos y qué restricciones internas existen para la vinculación de personal.

Contratos y vinculaciones actuales

La revisión de contratos es uno de los motivos más frecuentes de consulta. Antes de la cita, conviene clasificar los contratos por tipo: término fijo, indefinido, obra o labor, y contratos de prestación de servicios. Para cada uno, lleve una copia legible y una nota breve sobre la fecha de inicio, el cargo y las funciones reales que desempeña la persona.

También es útil anotar si el trabajador cumple horario en las instalaciones de la fundación o si trabaja de forma remota. Ese dato cambia el análisis sobre subordinación y puede modificar la recomendación del abogado.

Registros de nómina y seguridad social

Un punto crítico en las organizaciones sin ánimo de lucro es la afiliación a seguridad social. Antes de la consulta, revise si todos los empleados están afiliados a una EPS, una administradora de riesgos laborales y un fondo de pensiones. Si hay pagos pendientes o trabajadores sin afiliar, anótelo con fechas aproximadas.

Lleve también los comprobantes de pago de nómina de los últimos tres meses y las liquidaciones de aportes. Con esa información, el abogado puede calcular el riesgo real de una demanda o de una sanción de la UGPP, y proponer un plan de corrección ordenado.

Comunicaciones y antecedentes del caso

Si la consulta surge por un conflicto puntual, reúna los correos, cartas, memorandos o mensajes relacionados con el tema. No edite ni elimine partes: el contexto completo ayuda a entender la posición de cada lado. También sirve anotar fechas de llamadas o reuniones internas donde se haya tratado el asunto.

Si el caso involucra a un exempleado, incluya la carta de terminación del contrato y el comprobante de la liquidación final. Muchas controversias se resuelven más rápido cuando se puede demostrar qué se pagó y qué se le explicó al trabajador en su momento.

Preguntas para llevar escritas

Las consultas rinden más cuando el representante legal lleva una lista corta de preguntas concretas. Algunas útiles para una primera reunión:

• ¿Qué contratos debo revisar primero para reducir el riesgo legal?
• ¿La entidad está al día con la seguridad social de sus empleados?
• ¿Qué cláusulas conviene ajustar en los contratos actuales?
• ¿Hay obligaciones pendientes con el Ministerio del Trabajo?

No hace falta tener respuestas antes de la cita. La función de la consulta es justamente resolver esas dudas con base en los documentos que se llevaron.